О компании
АО «ВЕРТЕКС» - фармацевтическая компания, основана в 1999 году, в 2003 году получила первую производственную лицензию. С 2020 года входит в перечни системообразующих организаций Санкт-Петербурга и России.
«ВЕРТЕКС» занимает первое место по темпу роста в топ-15 крупнейших производителей по объему продаж лекарств, БАД, парафармацевтики в аптеках РФ (в стоимостном выражении в розничных ценах; первое полугодие 2023 г., источник – DSM Group).
Входит в рейтинг локальных (отечественных) фармпроизводителей, которые оказали наибольшее влияние на фармрынок РФ в 2023 году (источник – «Бионика Медиа Инновации). Второй год подряд компания на 4-м месте, шесть лет в топ-5.
В портфеле компании 370+ позиций продукции:
- лекарства с оригинальными комбинациями действующих веществ и дженерики для широкого ряда областей применения – 270+ позиций препаратов с учетом разных дозировок и фасовок;
- косметические средства;
- биологически активные добавки.
Продукция представлена в 70 000+ аптек РФ, ряде других стран СНГ и Монголии.
2000+ сотрудников трудятся в штате компании.
Предпосылки внедрения
Инициатором проекта выступил топ-менеджмент Финансового департамента компании.
Проблема - в связи с ростом и развитием компании текущие процессы подачи, согласования и учета заявок на оплату и финансовых документов оказались перегружены постоянно растущим входящим потоком. Как итог – дополнительный фактор, влияющий на скорость проведения финансовых операций.
Основные составляющие проблемы:
- Форма подачи заявок на оплату и финансовых документов реализована в формате интуитивно непонятного Word-документа.
- Согласование заявок проходило в бумажном виде:
- затягивались сроки;
- затруднен контроль версионности документа.
- Бумажные закрывающие документы не доходили до адресата.
- Постоянно увеличивалась нагрузка на сотрудников, ответственных за согласование, в части учета документов.
- Для инициаторов оплат отсутствовала возможность быстро получить информацию по текущему статусу заявки.
Цели и задачи внедрения
Цель проекта -- автоматизация процессов работы с заявками на оплату и закрывающими документами от создания карточки оплаты инициатором до подачи и заведения в учетных системах закрывающих документов по проведенным оплатам.
Задачи проекта:
- Организовать процесс сбора требований ключевых пользователей.
- Разработать, согласовать и утвердить технический проект.
- Произвести установку, настройку и тестирование модуля.
- Разработать инструкции и обучить пользователей модуля.
- Провести опытную эксплуатацию.
- Перевести модуль в промышленную эксплуатацию.
Описание проекта
Основой для внедрения модуля «Финансовый архив» стали уже используемые в компании решения Directum RX:
- Договоры
- Документооборот
История проекта
Проект включил в себя следующие этапы:
1. |
Разработка технического проекта |
Ноябрь 2021 |
Февраль 2022 |
В ноябре 2021 года началась разработка технического проекта, включившая в себя проведение более 8 этапов интервью с ключевыми пользователями будущего модуля. Исследование текущего и требуемого состояния процесса осуществлялось при взаимодействии компании Avis Expert и команды проекта ВЕРТЕКС.
В качестве результата этапа сформирован исходный технический проект, итоговая версия которого согласована к февралю 2022 года.
2. |
Договорная работа |
Март 2022 |
Июнь 2022 |
Особенностью проекта стала разбивка договорных отношений с контрагентом на два ключевых этапа – проектирование решения и внедрение. После завершения первой части проведены дополнительные работы по согласованию договорных условий внедрения. Договор на внедрение заключен в июне 2022 года.
3. |
Модификация и разработка объектов Directum RX |
Июль 2022 |
Октябрь 2022 |
В июле 2022 года компанией Avis Expert начата разработка решения включающего в себя:
- разработку и модификацию типов документов и справочников, фоновых процессов;
- разработку регламентов;
- настройку и наполнение справочников.
Разработка завершена в октябре 2022 года.
4. |
Тестирование настроенного процесса и обучение ключевых пользователей |
Октябрь 2022 |
Ноябрь 2022 |
Настроенный процесс тщательно протестирован ключевыми участниками проекта и заказчиками. В итоге сформирован реестр ошибок и доработок, переданный на устранение компании интегратору.
После финальных настроек проведено последовательное обучение участников процесса опытной эксплуатации. В начале ноября 2022 года модуль готов к запуску опытной эксплуатации.
5. |
Запуск опытной эксплуатации |
Ноябрь 2022 |
Июнь 2023 |
В ноябре 2022 года запущена опытная эксплуатация системы общей длительностью в 9 месяцев.
В опытной эксплуатации принимало участие ограниченное количество пользователей:
- 20 инициаторов проведения оплат (1-2 сотрудника от каждого департамента компании).
- 22 участника процесса согласования на различных этапах.
В процессе опытной эксплуатации силами разработчиков компании выполнен ряд доработок, устранены выявленные недостатки, затрудняющие использование решения. Также настроен системный процесс поддержки пользователей с использованием внутренних автоматизированных инструментов.
6. |
Перевод в промышленную эксплуатацию |
Июль 2023 |
Сентябрь 2023 |
В июле 2023 года начался поэтапный перевод системы в промышленную эксплуатацию.
Весь пул пользователей разделен на 3 группы. Для каждой группы организовано отдельное обучение и канал поддержки на первых этапах работы в новом модуле.
В сентябре 2023 года абсолютно все сотрудники перешли на работу по новому процессу.
Состав решения
Для реализации основной цели проекта в системе настроено 3 основных регламента согласования:
- Работа с заявками на предоплату.
- Работа с закрывающими документами на предоплату.
- Работа с заявками и закрывающими документами по постоплате.
Корректная работа регламента потребовала реализации:
№ |
Модификация |
Значение |
---|---|---|
1. |
Регламент №1 |
12 этапов и 5 условий |
2. |
Регламент №2 |
16 этапов и 5 условий |
3. |
Регламент №3 |
25 этапов и 7 условий |
4. |
Карточки документов |
7 шт. |
5. |
Новых полей в карточках документов |
49 шт. |
6. |
Виды документов |
8 шт. |
7. |
Новых справочников |
4 шт. |
8. |
Записей справочников |
298 шт. |
9. |
Правила назначения прав на документы |
64 шт. |
10. |
Правила назначения прав на компоненты |
5 шт. |
11. |
Создание связанных документов напрямую из карточки заявки на оплату |
9 шт. |
12. |
Реестр финансовых документов с преднастроенной фильтрацией |
7 фильтров |
13. |
Фоновые процессы |
2 процесса |
14. |
Разработка и Модификация обложки решения «Финансовый архив» |
3 модификации |
15. |
Настройка жизненного цикла документов |
2 поля для трех типов карточек, 16 уникальных значений |
Сложности внедрения
Процесс внедрения ярко подсветил значимый момент - как важно слушать и слышать потребности пользователей системы. Именно умение слушать помогает сделать бизнес-процесс открытым и прозрачным.
Первая итерация опытной эксплуатации настроенного решения оказалась неудачной и продлилась 3 недели. Заказчик проекта принял решение приостановить работу по новому процессу до выполнения важных доработок системы.
Доработки длились 3 месяца и только в середине марта 2023 года удалось возобновить опытную эксплуатацию. Даже после перевода модуля в промышленную эксплуатацию продолжаются мелкие доработки, в которых время от времени возникает потребность. Все доработки выполняются внутренними силами компании.
Обновленный бизнес-процесс затронул все департаменты АО «ВЕРТЕКС» и изменил привычный порядок работы кардинальным образом. Даже после завершения проекта, в рамках поддержки пользователей, выполняются задачи по точечному обучению пользователей.
Результаты
Основные количественные результаты:
- Свыше 3 млрд. рублей сумма оплаченных финансовых документов.
- Более 9200 заявок согласовано в системе.
- Более 5100 закрывающих документов (акты выполненных работ, счета-фактуры и т.п.) согласовано в системе.
- Ежедневно в компании подается на согласование более 60 заявок на оплату.
- 250+ сотрудников охвачены автоматизацией на проекте.
- 12 топ-менеджеров активно работают в системе.
Основные качественные результаты:
- Увеличилась скорость согласования финансовых документов.
- Появился единый реестр финансовых документов компании.
- Появилась возможность отслеживания версионности подаваемых документов, что позволило уменьшить риск человеческой ошибки.
- Процесс согласования финансовых документов стал прозрачным как для инициаторов, так и для участников процесса согласования.
- Появилась возможность контроля финансовым департаментом сроков подачи закрывающих документов по проведенным оплатам.