О заказчике
Российская производственная компания «Систэм Электрик» (Systeme Electric, ранее Schneider Electric в России) - производитель комплексных решений в области распределения электроэнергии и автоматизации.
История и цели проекта
В компании «Систэм Электрик» использовалась система Green Doc, которая из-за санкций должна была быть отключена в июле 2023 года. Потребовалось в сжатые сроки выбрать и внедрить систему на замену Green Doc и перенести архивные данные. Была выбрана отечественная система Directum RX. Подрядчиком на проекте выступила компания Avis Expert, сертифицированный партнер Directum. Цель проекта – внедрить отечественную систему документооборота для всей компании за 4 месяца с переносом архивных данных.
«Для нас была важны не только возможности платформы, но и опыт и профессионализм интегратора. Опыт проектной команды интегратора является ключевым конкурентным преимуществом при выборе системы. Команда Авис Эксперт провела очень подобный анализ требований, вникли в контекст, помогли определиться с приоритетными задачами и функциями и проявили максимальную вовлеченность на этапе подготовки проекта.»
Бессарабенко Александр – руководитель проекта «Систэм Электрик»
Особенности проекта
Ограничение по срокам реализации проекта
Из-за скорого отключения старой системы было необходимо в кратчайшие сроки внедрить Directum RX. Нужно было осуществить «безболезненный» переход с одной системы на другую и обеспечить непрерывность работы организаци
Удалённый видео-формат взаимодействия команд внедрения
Команды внедрения заказчика и подрядчика находились в разных городах, что накладывало определенные ограничения на взаимодействие – общение осуществлялось по средствам видеоконференций, мессенджеров и электронной почты.
Сложная матрица согласования договорных документов
У заказчика сложная и обширная матрица согласования договорных документов, которая включает в себя:
-
98 категорий договоров, для которых необходимо было разработать и настроить регламенты согласования;
-
различное ветвление согласования в зависимости от типа сделки, типа потока, направления потока, категории договора, категории контрагента, условий оплаты и суммы.
Необходимость обеспечить согласование без входа в систему
Так как заказчик имеет большое количество сотрудников, которые работают через электронную почту, то одним из условий, для ускорения работы, было выполнение заданий в Directum RX без входа в систему.Ключевые автоматизированные процессы
В рамках проекта внедрения были автоматизированы следующие процессы:
-
Полный цикл договорной работы - подготовка проекта договора и договорных документов, проверка состояния контрагента, согласование документов с учетом вычисляемых рецензентов, исполнения обязательств по договору, взаимодействие с контрагентом с использованием сервисов обмена.
-
Делопроизводство – регистрация и согласование внутренних документов (служебных записок), создание и согласование шаблонов типовых договоров.
Интеграция с онлайн-редактором ONLYOFFICE
Значительное количество сотрудников, получивших задание на рецензирование договорного документа, обязывало предусмотреть возможность их удобной одновременной работы. Для выполнения данного пожелания Заказчика было настроено решение интеграции Directum RX с онлайн-редактором ONLYOFFICE.
Последняя версия решения, которая позволяет блокировать от изменения критичные защищенные блоки шаблонов документов, позволила значительно сократить время на рецензирование документа и осуществить стабильную работу с Directum RX.
Согласование через электронную почту
В активном рабочем процессе не у всех сотрудников есть возможность постоянной работы в системе. Но жесткие сроки согласования требуют своевременное реагирование на входящие поручения.
Было использовано решение согласования через электронную почту.
Система проверяет наличие невыполненных заданий и направляет исполнителю электронное письмо с вложением документа для согласования.
Исполнитель рецензирует полученный документ и принимает решение, используя интерактивные кнопки в письме. В зависимости от нажатой кнопки, система получает информацию о согласовании или отклонении документа с перечислением замечаний.
Внедренное решение позволило сотрудникам реже переключаться между рабочими программами и соблюдать сроки работы над документами.
Регламенты согласования договорных документов
В компании сложная матрица согласования документов, для которой было необходимо доработать существующие карточки документов, разработать новые справочники и условия выбора для схемы согласования.
В связи с большим количеством параметров, влияющих на итоговую матрицу согласования договорных документов, было принято решение о комбинированном подходе:
-
добавление требуемого условия согласования в регламент,
-
создание вычисляемых ролей согласования на основании дополнительных свойств договорного документа,
-
создание перечня вычисляемых ролей рецензентов на основании параметров документа с помощью выделенного справочника.
Вычисляемым рецензентам направляется задание на согласование договорного документа в соответствии с автоматически подбираемым регламентом согласования. Регламенты согласования составлены с учетом основных параметров документа, что позволяет сотрудникам не задумываться о ручном подборе согласующих.
Таким образом удалось сократить количество регламентов согласования и обеспечить их корректный выбор.
Обработка договорных документов
Для работы с историческими документами был доработан сценарий преобразования в PDF для возможности установки штрихкода.
Сценарий используется для любых форматов документов.
Электронный обмен договорными документами с контрагентами через Диадок
В рамках общей тенденции на отказ от бумажного документооборота внедрено решение электронного обмена с контрагентами.
Договорные документы можно создать и отправить контрагентам через сервисы обмена прямо из Directum RX. Это позволяет не переключаться между несколькими интерфейсами. Когда контрагент подписывает документ, система сообщает об этом.
В Directum RX можно сформировать список документов, которые отправлены контрагентам через сервисы обмена и ожидают подписания. С помощью такого списка легко отследить документы, подписание которых затягивается.
Архитектура системы Directum RX в Systeme Electric
Учитывая масштабы и количество процессов, архитектура проектировалась с учетом всех необходимых рекомендаций вендора для соответствия требованиям отказоустойчивости и масштабируемости, исходя из планируемой нагрузки и количества пользователей.
Результаты проекта
-
В 3 раза сократилось время согласования договоров.
-
Все процессы регламентированы, обеспечивается их прозрачность – это поддерживает compliance.
-
Понятна загрузка сотрудников, на что уходит время, где узкие звенья в договорном процессе.
-
Выполнена миграция данных из исторической системы. Перенесено порядка 25 тысяч договорных и внутренних документов.
-
Создано почти 100 регламентов согласования.
-
За время функционирования системы с 03.07.2023 создано более 13 000 договорных документов.
Узнать о проекте больше
Посмотрите запись интервью, где руководитель проекта Systeme Electric Александр Бессарабенко подробно рассказывает о ходе проекта