О системе DIRECTUM

DIRECTUM – ECM-система (Enterprise Content Management, система электронного документооборота и управления взаимодействием), нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях совместной деятельности. Систему использует более 2 100 российских компаний в 11 отраслях.

DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

На базе системы DIRECTUM разработан широкий набор бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с определенным бизнес-эффектом.

Бизнес-решения DIRECTUM

DIRECTUM: Управление договорами. Подготовка проектов договорных документов, их согласование в соответствии с регламентом, формирование листа визирования, контроль полномочий, утверждение ЭЦП; контроль выполнения обязательств по договорам, поиск и анализ комплектов договоров; формирование отчетности.

DIRECTUM: Классическое делопроизводство. Ведение номенклатуры дел, работа с внутренней/входящей/исходящей документацией, контроль исполнения поручений/резолюций, контроль возврата документов, формирование отчетности.

DIRECTUM: Управление совещаниями. Организация и подготовка к совещанию, проведение совещания, исполнение принятых решений, формирование отчетов для анализа данных по состоянию и исполнению совещаний.

DIRECTUM: Финансовый архив. Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам, поддержка внеофисного хранения бумажных оригиналов документов, сверки операций по первичным документам, ведение претензионной деятельности.

DIRECTUM: Проектный документооборот. Соблюдение и контроль процедур управления проектами, работа с планом проекта, управление рисками проекта, контроль качества и эффективности управления проектом, создание архива документов по проекту, обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта.

DIRECTUM: Согласование счетов на оплату. Формализация процесса визирования счетов на оплату и счетов-фактур, обеспечение четкого состава визирующих, ввод и регистрация счетов, проверка и согласование счетов на оплату, подготовка проведения оплаты и уведомление ответственных об оплате, формирование архива счетов и организация безопасного и удобного доступа к нему.

Эффект от внедрения

DIRECTUM — это гибкая и мощная система электронного документооборота, в основу которой заложены простые принципы. Благодаря открытости, доступности и широкому функционалу система DIRECTUM является отличным средством создания ECM-инфраструктуры предприятия, решая задачи управления контентом, управления бизнес-процессами, организации взаимодействия сотрудников.

В целом система DIRECTUM реализует комплексный подход к реализации полного цикла работы с информацией и процессами для решения различных бизнес-задач в сложных ИТ-ландшафтах. Построение цельного здания ECM-инфраструктуры – важная задача, однако зачастую обстоятельства не позволяют заказчикам реализовать комплексный проект в области внедрения системы электронного документооборота.

При внедрении бизнес-решения не ставится цель комплексного охвата всего предприятия. Благодаря этому подход, ориентированный на внедрение бизнес-решений, получает ряд преимуществ.

Понятная цель и видимый эффект Короткие сроки внедрения Высокое качество Низкие риски Выстраивание единой системы
Эффект от внедрения бизнес-решений В бизнес-решение изначально закладываются показатели эффективности, позволяющие рассчитать бизнес-эффект от внедрения бизнес-решения: в целом по организации или по отдельным процессам. Опыт нашей работы доказывает возможность достижения конкретных результатов при внедрении бизнес-решений.

Так, при внедрении бизнес-решения "DIRECTUM: Финансовый архив" стоимость подготовки к налоговым проверкам сокращается в 7-12 раз, а количество выемок оригиналов документов из архива документов - на 90%. Стоимость ввода данных из первичных документов уменьшается в 3-10 раз.

Внедрение бизнес-решения "DIRECTUM: Управление договорами" сокращает длительность процесса подготовки и согласования договоров минимум в 3-5 раз, в 2 раза уменьшает среднее количество итераций согласования, снижается количество негативных договорных инцидентов в 4-7 раз. В целом это уменьшает стоимость процесса в 1.5-3 раза.